Themabijeenkomst

Themabijeenkomst

Tijdens een themabijeenkomst kun je specifieke onderwerpen belichten en verder verdiepen. Bijvoorbeeld cybercrime of de aanpak van overvallen. De opzet van de bijeenkomst is interactief. Hoe meer interactie en discussie, hoe beter de boodschap blijft hangen.

De tijdsinvestering bedraagt tussen de drie (12 uur) tot vijf dagdelen (20 uur). Een bescheiden inzet om ondernemers aan het begin van de donkere maanden over actuele veiligheidsthema’s bij te praten en te stimuleren zelf ook maatregelen te nemen.

Een succesvolle themabijeenkomst hangt samen met een goede voorbereiding. Hieronder staan tips over de uitnodigingsstrategie, locatie, voorzitter, aanpassen aan de lokale situatie, planning en een voorbeeldprogramma.

Uitnodiging

De ervaring leert dat de meeste ondernemers een persoonlijke uitnodiging (brief) van de burgemeester zeer waarderen. Ze voelen zich direct aangesproken en betrokken. Belangrijk daarbij is wel dat de brief persoonlijk, en dus op naam, wordt verstuurd.

Kondig de bijeenkomst ook aan in de lokale en regionale media (krant, tv en radio). Gebruik ook de eigen communicatiekanalen om de bijeenkomst onder de aandacht te brengen, zoals de gemeentepagina in de huis-aan-huisbladen, gemeentelijke website, Twitter en Facebook.

Vraag partners in veiligheid, zoals de politie en het Openbaar Ministerie, hetzelfde te doen. Daarnaast zijn ook ondernemersverenigingen een waardevolle partner met goede communicatielijnen met hun achterban. Vraag hen de bijeenkomst aan te kondigen in hun nieuwsbrief of via een mail naar hun leden.

Locatie

De bijeenkomst wordt bij voorkeur gehouden op een bekende, informele locatie in de buurt. Kies voor een locatie die bekend is bij de doelgroep, bijvoorbeeld het gemeentehuis. Het voordeel is dat de audiovisuele middelen en catering dan meestal in huis zijn. Doorgaans zijn nodig: een laptop, beamer en scherm, geluid (versterking en geluidsboxen) en een goede belichting.

Voorzitter

Het succes van de bijeenkomst hangt voor een groot deel af van de vaardigheden en kwaliteiten van de voorzitter. Hij of zij neemt het grootste deel van de presentatie voor zijn of haar rekening en zorgt voor een goed verloop van de bijeenkomst.

Voor deze bijeenkomst kan bijvoorbeeld de beleidsadviseur Openbare Orde & Veiligheid, de bedrijfscontactfunctionaris of communicatieadviseur van de gemeente de rol van voorzitter op zich nemen. Zorg voor een goede voorbereiding en training.

Lokale situatie

Laat de politie de lokale cijfers van inbraak, diefstal, overvallen op bedrijven, aangiftebereidheid etc. toelichten. Ook het RPC kan hierover de nodige informatie verstrekken en presenteren. Pas de onderwerpen of stellingen in de presentatie aan op het cijfermateriaal.

Planning

Een themabijeenkomst is bij uitstek geschikt om te organiseren in de Week van de Veiligheid. Zo zijn de ondernemers aan het begin van de donkere maanden goed geïnformeerd over risico’s die ze lopen en de maatregelen die ze zelf kunnen nemen. Voorkomen is ten slotte beter dan genezen.

Houd rekening met de agenda van ondernemers. Hun tijd is schaars vanwege de winkeltijden. Het organiseren van de themabijeenkomst net na sluitingstijd, is dan ook een geschikt moment. Zorg dat de aanwezigen bij inloop een klein hapje kunnen eten. Een themabijeenkomst duurt tenslotte enkele uren.

Voorbeeldprogramma

Schakel je communicatieadviseur in om het programma te verfijnen en aan te passen aan de lokale situatie.

Voorbeeldprogramma
Inloop met bescheiden maaltijd
Welkom door burgemeester en/of wethouder
Presentatie 1
Presentatie 2
Workshopronde 1
Korte pauze
Workshopronde 2
Afsluiting en napraten